PERANCANGAN TUGAS

Para pekerja merasa tidak puas dan bosan terhadap pekerjaan, demikian juga para manajer dan professional merasa pencapaian sasaran pekerjaan belum cukup terpenuhi. Keinginan dan kebutuhan individu tersebut akan memberi bentuk pada perancangan tugas yang merupakan suatu peleburan kepentingan individu ke dalam suatu kegiatan perusahaan.
Rancangan tugas harus dapat menjelaskan tentang sasaran tugas, spesifikasi, deskripsi dan pembagian tugas.
Sebelum rancangan tugas disusun secara umum telah ditetapkan jenis produk yang akan dihasilkan. Sedangkan penetapan teknologi proses harus dilakukan bersamaan dengan penyusunan rancangan tugas yaitu sebagai penunjang fleksibilitas produksi.
Rancangan tugas merupakan suatu yang rumit karena harus memenuhi criteria teknis dan criteria social. Pendekatan untuk pemenuhan criteria seperti ini dinamakan pendekatan sociotechnical.

PENDEKATAN SOCIOTECHNICAL
Ada bermacam-macam pilihan teknologi yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang ekonomis dan juga memenuhi criteria social. Oleh karena itu, diperlukan suatu pengembangan teori sociotechnical sebagai dasar rancangan suatu tugas.

Titik pertemuan akan membawa semua kelompok tugas yang layak dan yang akan memuaskan baik kebutuhan social maupun kebutuhan teknis.

Pendekatan sociotechnical tidak hanya untuk merancang tugas tetapi juga untuk merancang penyelenggaraan suatu organisasi secara keseluruhan.

Apabila produksi ataupun kualitas dari suatu pekerjaan menurun maka perbaikan harus dilakukan dengan cara antara lain sebagai berikut:

1. Mengganti supervise
2. Memilih pekerja
3. Menjalankan system penghargaan

Semua ini termasuk di dalam rancangan tugas yang merupakan salah satu dari mekanisme yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. sehingga dengan demikian maka pendekatan sociotechnical juga akan merupakan kerangka untuk merancang penyelenggara organisasi.

PENDEKATAN SCIENTIFIC MANAGEMENT

Manajemen ilmiah atau scientific management merupakan metode tertua untuk merancang suatu tugas tetapi masih tetap digunakan sampai saat ini.

Apabila seseorang baru bekerja maka perkerja lain akan menjelaskan ke pekerja baru ini norma-norma kebersamaan dalam menentukan kondisi dari suatu pekerjaan.

Apabila ada pekerja yang bertindak menyimpang dari norma yang tidak tertulis ini, seringkali akan menerima hukuman dari kelompok pekerja dan harus segera mengubah sikap untuk tidak menyimpang lagi dari norma ini.

Norma kebersamaan ini dapat berupa kesepakatan para pekerja untuk membatasi jumlah produksi dengan dua alasan, yaitu:

1. Pekerja takut kehilangan pekerjaan bila produksi telah mencapai tujuan perusahaan.
2. Manajemen tidak ingin menambah pembayaran untuk setiap peningkatan produksi.

mana beberapa orang berpendapat bahwa scientific management merupakan suatu system percepatan, time study, dan penggunaan keahlian untuk meningkatkan efisiensi.

Scientific management mendapat banyak tanggapan, yaitu tentang kelemahan dalam metode atau dalam pelaksanaan, antara lain menciptakan kebosanan karena pekerjaan yang berulang-ulang, terlalu spesialis dan menganggap manusia sebagai mesin.

Di samping itu, ada anggapan bahwa Scientific management mengakibatkan orang bekerja karena mengharapkan imbalan upah.

Kritik dari para pekerja bahwa Scientific management adalah kampanye untuk bekerja lebih cepat.

Sesungguhnya Scientific management adalah suatu teori perubahan yang nyata dari sikap mental para pekerja dan manajemen. Para pekerja dan manajemen harus bekerja sama untuk menghilangkan keborosan dalam rangka meningkatkan produksi.

Peningkatan produksi akan menghasilkan peningkatan keuntungan dan demikian juga peningkatan upah yang hanya dapat diperoleh dari perbaikan metode dan tidak dengan bekerja lebih keras.

Dengan demikian maka tujuan dari Scientific management untuk meningkatkan efisiensi ekonomi pada produksi dengan jalan kerja sama antara manajemen dan pekerja.

Ada empat dasar pelaksanaan Scientific management yaitu:

1. Pemahaman tugas dengan baik terutama tentang latar belakang ilmu yang digunakan, usulan dari para pekerja harus diteliti berdasarkan pengkajian ilmu pengetahuan serta keterkaitannya dengan kebijaksaaan dari manajemen.
2. Pemilihan dan pelatihan pekerja harus didasarkan pada metode terbaru. Tanggapan pekerja terhadap tugas akan berbeda-beda satu dengan lainnya. Dengan pemilihan dan pelatihan yang tepat, diharapkan kesesuaian antara tugas dengan masing-masing pekerja.
3. Untuk lebih mendayagunakan sebuah metode maka diperlukan kerja sama para pekerja dan pihak manajemen dalam menetapkan tata cara pelaksanaan.
4. Kerjasama antara pekerja dan manajemen akan membentuk satu kelompok kerja yang akan melakukan koordinasi dalam rangka peningkatan produksi.

Saat ini ada perubahan pada penerapan Scientific management di mana tidak ada lagi tugas semata-mata sebagai hasil pertimbangan teknologi.

Tugas dibagi menjadi unsure-unsur dasar yang masing-masing unsure harus dipahami dengan seksama untuk menghindari gerakan-gerakan yang tidak berguna.

Kemudian tugas dapat disusun dari penggabungan unsure-unsur dasar ini dengan pertimbangan ekonomi, social dan teknologi.

Seorang pekerja yang mempunyai bermacam-macam keahlian dapat mengerjakan lebih banyak tugas. Sedangkan perluasan tugas dalam rangka peningkatan efisiensi total dapat dilakukan dengan metode JIT.

PENDEKATAN PERLUASAN TUGAS (JOB ENRICHMENT APPROACHES)

Suatu tugas mengandung arti penting yang meliputi antara lain: pencapaian keberhasilan, lingkup wewenang dan tanggung jawab, yang merupakan factor internal potensi kepuasan kerja. Sedangkan factor eksternal antara lain seperti: supervise, upah, dan kondisi lingkungan pekerjaan, adalah yang merupakan potensi ketidakpuasan kerja.

Kepuasan kerja dan ketidakpuasan kerja bukan merupakan dua hal yang berlawanan tetapi merupakan kondisi yang mempunyai ukuran tersendiri.

Oleh karena itu, perbaikan pada factor luar misalnya upah mungkin saja akan mengurangi ketidakpuasan kerja tetapi belum tentu meningkatkan kepuasan seorang pekerja. Kepuasan pekerja akan dapat diperoleh dengan memperbaiki factor internal seperti peningkatan motivasi, yang dapat dilakukan dengan jalan pendekatan perluasan tugas atau pendekatan job enrichment.

Job enrichment adalah memperluas rancangan tugas untuk memberi arti lebih dan memberikan kepuasan kerja dengan cara melibatkan pekerja dengan pekerjaan perencanaan, penyelenggaraan organisasi dan pengawasan pekerjaan sehingga job enrichment bertujua untuk menambah tanggung jawab dalam pengambilan keputusan, menambah hak otonomi dan wewenang merancang pekerjaan dan memperluas wawasan kerja.

Selain istilah job enrichment juga ada istilah lain yaitu job enlargement yang merupakan peragaman rancangan tugas yaitu dengan memberikan peluang kepada pekerja untuk menambah keahlian dan keterampilan dan melakukan bermacam-macam jenis pekerjaan, menghindari kebosanan dan meningkatkan gairah kerja.

Di mulai dari kolom kanan ke kiri, sebagai akibat dari job enrichment adalah output personel dan pekerjaan yang meliputi motivasi, kualitas kinerja, kepuasan kerja, dan tingkat kehadiran kerja yang tinggi.

Hal ini disebabkan karena ada kondisi psikologi yang kritis yaitu tentang:

1. Para pekerja menerima dan menyadari bahwa pekerjaan merupakan hal penting dan bernilai dari sebuah system
2. Tanggung jawab pekerja akan memberikan hasil pekerjaan yang baik
3. Para pekerja harus dapat mengetahui apakah hasil pekerjaannya sudah memuaskan

Ketiga kondisi psikologis yang kritis tersebut di atas disebabkan karena lima dimensi tugas utama yang tercakup dalam arti penting sebuah pekerjaan antara lain:

1. Perluasan keahlian untuk peragaman tugas, yang akan mengurangi kebosanan dan memberikan peluang untuk rotasi tugas atau skill variety
2. Pemahaman tugas akan memberikan efisiensi dan kualitas kerja atau task identity
3. Arti penting tugas bahwa pekerja mengetahui hasil kerja yang diinginkan oleh pelanggan atau task significance
4. Otonomi merupakan pelimpahan tanggung jawab kepada pekerja untuk memutuskan sesuatu yang menyagkut penjadwalan kerj dan melakukan penyesuaian apabila ada penyimpangan.
5. Umpan balik atau feed back memberikan informasi kepada para pekerja tentang hasil pekerjaan sehingga para pekerja dapat segera memperbaiki kualitas dan kinerja pekerjaan.

Kelima dimensi tugas utama dapat digabungkan menjadi suatu potensi yang dapat diukur melalui nilai potensi motivasi atau motivating potential score (MPS)